邮件、日志模版

电子邮件是一个伟大的发明，但回复大量的邮件是一件极其耗费时间的事，特别是许多邮件本身并没有太大的实际意义（如感谢、报名等类型的邮件），但出于礼貌等原因我们必须回复。虽然可以用统一的模版，但如果每次都需要打开模板文件、复制、粘贴，同样会耗费我们大量的时间，这时文本替换的优势就发挥出来了。只需要提前设定好一篇邮件文本，未来遇到类似邮件时，只需要敲击几个字符，一封回复邮件就完成了。同样，对于习惯每天记日记的人来说，一个固定的日记模版也是非常实用的功能。

常用文字段落

在进行邮件、IM 沟通，或是合同、论文写作，甚至是编程时，许多重复的文本段落会反复使用到。如固定的邮件收尾、签名，自己销售的产品介绍、某段模块化的代码、程序员熟悉的“Lorem ipsum”文本、常用的联系人信息等，复制粘贴当然可以完成任务，但打开另一个程序或文件无疑大大降低了我们的效率。

生僻符号、字符或图片

当要输入、≥、™等类似的特殊字符时，你会怎么处理？一般的做法是需要鼠标点击输入法（或系统）的符号输入面板，先不论鼠标的介入打断了我们从原本流畅的输入流程，光在海量图标中搜寻我们想要的那一个就会花费我们不少的时间，如果我们常常需要常常输入这类符号时，累积的时间不可小觑，对中文生僻字、甚至图片来说也同样如此。而用 TextExpander 的话，只需要敲击aapple，一个苹果的符号就自动跳出来，孰优孰劣不用多说。

虽然我们看到，不少的邮件客户端、代码编辑器等工具也开始内置自动回复、代码扩展等功能，但那毕竟只是单个程序的功能，如果你不巧并没有使用该工具、或是想在自己习惯的其他地方使用类似功能的话，那就没办法了。这样看来，一个系统级的文字扩展功能是非常必要的。

在文本中设置变量

很多人会觉得对所有来信都发送同样的邮件模版会显得很没有诚意，邮件里至少需要加入一些面向不同发信人的个性化信息；或是某段程序代码需要针对当前环境进行一些自定义，这是否意味着文本扩展工具就无用武之地了呢？现实并非如此。

大多数的文本扩展工具都提供了在文本中插入变量的功能，我们可以将邮件的抬头、对方的称谓、产品的名称、代码的变量名等部分设置为可在文字扩展时即时修改的变量。这样既节省了我们敲击大量文字、复制粘贴的时间，也让修改变得更为简单（尤其对秉承鼠标使用越少越好的键盘党来说）。

以 Mac 下的 TextExpander 为例，其提供了单行文本、多行文本、选择框、可选选项多种灵活的变量，甚至可以设置文本扩展后光标停留的位置，这对于临时性的文本修改带来了无数的可能性。

自动插入系统变量

当需要输入时间、日期等信息时，我们往往想要的是当前的时间，而不是某个预设的文本字段。几乎所有文本扩展工具都提供了插入当前时间的功能，例如在 TextExpander 里，%Y/%m/%d表示的是当前的年月日信息，我们可以简单的设置一个文本，如ddate来激活并插入这一变量。如果想要输入在当前时间基础上，前后几天、几小时等特定时间的话，同样也非常简单。

除了时间之外，另一个非常实用、也广泛采用的变量是当前剪切板的内容。这一变量的使用场景也非常广泛，有人做出了自动将富文本转换为纯文本的功能、有人做出了利用拷贝网址自动生成链接 HTML 代码的功能…

此外，因为可以插入如Enter、Tab、Space等系统常用键位，还有不少利用这类工具来实现自动填充表单、排版等功能。